Les caractéristiques d'une lettre officielle sont très différentes des autres types de lettres en ce sens que plusieurs éléments ne figurent pas dans d'autres lettres.
Certains d'entre nous ont peut-être l'impression que les lettres officielles semblent étranges ou nous les rencontrons rarement. Mais en fait, nous n'avons jamais reçu de lettres officielles à l'école. La lettre officielle est une invitation aux parents à assister à des événements scolaires tels que la réception de bulletins scolaires et d'autres événements.
Fondamentalement, une lettre officielle est une lettre générale comme toute autre lettre. C'est juste que, sur une lettre officielle, il y a une caractéristique et un format spéciaux. Pour plus de détails, voyons plus sur les lettres officielles.
Définition de la lettre de service
Une lettre officielle est une lettre officielle rédigée par une agence à des fins officielles.
Les lettres officielles contiennent généralement les intérêts d'une institution qui sont de nature officielle et générale. Habituellement, les lettres officielles sont adressées à des particuliers ou des agences pour répondre aux besoins officiels des agences ou institutions privées.
Parce que les lettres officielles sont envoyées par une institution à une autre, ou à une personne occupant un poste important. Les lettres officielles doivent utiliser la langue standard et officielle.
Fonction de lettre de service
En général, les lettres officielles sont utilisées à des fins officielles d'une agence. Mais fonctionnellement, les lettres officielles ont les fonctions suivantes:
- Sert de référence pour les travaux, tels que les lettres d'instructions, les lettres d'autorisation et les lettres de prise de décision.
- Utilisé comme mémo ou rappel.
- Comme preuve du développement d'une agence ou d'une institution.
- Comme preuve, en particulier une lettre d'accord.
Caractéristiques d'une lettre officielle
Comme nous l'avons vu, les caractéristiques des lettres officielles sont très différentes des autres types de lettres. Dans la lettre officielle, il y a diverses choses telles que les suivantes:
- Il y a un en-tête et le nom de l'agence ou de l'institution.
- Il y a un numéro de lettre et une pièce jointe.
- Il y a des salutations d'ouverture et des salutations de clôture.
- Utilisez la langue officielle.
- Il y a un cachet d'agence ou d'institution sur la lettre.
Structure des lettres de service
Avant de passer à l'exemple de lettre de service, nous devons comprendre quelles sont les parties d'une lettre officielle.
Fondamentalement, une lettre officielle se compose de plusieurs parties, les parties sont:
Directeur
Cette section est celle en haut de la lettre. En général, l'en-tête de lettre montre l'identité du créateur de lettres.
L'exemple est:
SMA Bakti Mulya Jakarta
Jl. Jend. Sutoyo No. 8 Jakarta
Non. Tél. (021) 60507256
Lieu et date de la lettre
En tant que lettre officielle, une lettre officielle doit avoir une date de fabrication valide. Ceci afin que la lettre officielle puisse être utilisée comme preuve ou comme récapitulation. Habituellement, la date de la lettre sur une lettre officielle est à droite en haut à droite du début de la lettre.
Exemple:
Kudus, 20 avril 2019
Numéro, pièce jointe et lettre d'objet
Dans une lettre officielle, le numéro, la pièce jointe et le sujet de la lettre seront certainement écrits. Cette section est généralement directement sous l'en-tête. L'exemple est:
No: 159 / SMA Bakti Mulya Jakarta / 2019
Pièces jointes: -
Objet: Invitation
Adresse ou lettre d'intention
Bien entendu, une lettre envoyée à une personne ou à une agence doit avoir une adresse de destination claire. Ceci afin que la lettre ne tombe pas au mauvais destinataire. Des exemples d'adresses postales sont:
Cher. Parents / tuteurs des élèves
Classe XI, XII, XII SMA Bakti Mulya
Jakarta
Salutations
Chaque type de lettre doit contenir une salutation d'ouverture, ainsi qu'une lettre officielle. Les salutations dans la lettre officielle peuvent être:
La paix soit sur vous, et la miséricorde et les bénédictions d'Allah.
Cordialement,
Contenu de la lettre
Chaque lettre officielle a certains contenus et objectifs. La partie qui explique cela est incluse dans le corps de la lettre. Des exemples de parties du corps sont:
Lisez aussi: Que signifie Wish You All the Best? Explication brève et claireEn commémoration de la journée nationale de l'éducation pour les étudiants de SMA Bakti Mulya Jakarta, nous, en tant que parties de l'enseignement scolaire, organiserons un concours de quiz inter-écoles.
L'événement aura lieu à:
Jour / Date: jeudi 14 mai 2019
Heure: 08h00 à 11h00 WIB
Lieu: Jakarta
Événement: Concours de quiz
Fermeture
Après avoir exprimé le contenu de la lettre, ce serait bien si la lettre se termine également par une lettre de clôture. Habituellement, la lettre de clôture commence par les mots Ainsi, Assez, Merci, etc.
L'exemple est:
Ainsi nous soumettons cette lettre, merci pour toute votre attention et votre coopération.
Wassalamu'alaikum Wr. Wb.
Nom de l'expéditeur
Cependant, au début de la lettre, l'identité de l'agence qui a envoyé la lettre a été indiquée. La lettre officielle doit également inclure le nom de l'expéditeur de la lettre. Habituellement, le nom de l'expéditeur se trouve au bas de la lettre. L'exemple est:
Directeur,
Doni Sudarmaji, député
Exemple de lettre de service
Voici un exemple de lettre officielle afin que vous puissiez mieux comprendre une lettre officielle.
Lettre de service de bureau
Exemple de lettre de service du comité
Lettre de service de mise en œuvre de session
Exemple de lettre de service éducatif
Ainsi, une discussion sur les caractéristiques d'une lettre officielle et des exemples. J'espère que cela peut vous être utile.